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2010.03.03 vol.21

◎会議のルール、決めていますか?


いつもありがとうございます。
人事労務コンサルティング、オフィスネアルコの榎本淳司です。

先日、ルールブックの作成でお客様と打ち合わせ。

その際、お客様から学ばせていただくことが多くありました。
いつもは、その会社独自のルールを作成するのに一番多く時間を費やすのですが、
今回はお客様が社内でミーティングをして、たくさんのルールを設定。

とてもよいルールブックになりそうです。

一般的なルールというのももちろんあるのですが、
このように会社のメンバーで、その会社オリジナルのルールを作成するのが、
やはり一番効果が見込めます。

ルールの策定の手順として、ひとつまた新たな方法を得られました。
ルールブックは作成すれば作成するほど、どんどん進化して行きます!

常により良いものにしていくことが私の使命。
頑張らねば・・・。

さて、今回のメインコンテンツは、

「会議のルール、決めていますか?」

会議のルール、ルールブックの1ページにこれを入れておくだけで、
見違えるように会議が変わります。

 

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━2010.3.3━

人事マネジメントメルマガ ★行動を増やせ。それが成功への王道★
-- 目次 -- 
◎知っておかないとクイズ ・遅刻をしたら○○○○○○。
◎メインコンテンツ    ・会議のルール、決めていますか?
◎人事オススメ本     ・【儲けを生み出す人事制度7つのしくみ】
◎近況報告        ・確定申告が終了しました。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.21━

 

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  【ビジネス知っておかないとクイズ】・遅刻をしたら○○○○○○。
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【Q】 プレスリリース配信代行など企業のPR活動支援を中心に事業を展開している
     株式会社グローバル・フレックス・プランニング(現バリュープレス)。

    この会社には「遅刻をしたら○○○○」という罰があります。
     ひと際ユニークなこの制度。さてどんな罰でしょう?

1:全身タイツで一日過ごす
2:親が会社に呼ばれる
3:一ヶ月間トイレ掃除

 

答えはメルマガの最後にお伝えいたしますね。

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  【メインコンテンツ】・会議のルール、決めていますか?
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あなたの会社の会議、満足のいくものになっていますか?

営業会議、役員会議、全員ミーティング等々、会社にはたくさんの会議があります。
それに費やす時間も結構かかるものです。

本当に満足の行く会議が出来ているかどうか、
ムダな時間の費やしになっていないかどうか・・・。

会議術に関しては、私は専門ではないので、出すぎたアドバイスはできません。
が、それでもルールブックを活用することで、今までの長い、決まらない、疲れる会議から、
かなり効率的で有益な会議にすることができます。

例えば、

・「5分前にかならず集合」
・「事前資料を必ず見ておく」
・「最初に今日の会議のゴールを決める」
・「会議の制限時間を決める」
・「目的が達成した時点で終了する」
・「ダメ出しをするときは必ず別提案をする」
・「必ず発言をする」
・「決定事項には全員が責任をもつ」
・「会議後に『自分は嫌だった』ということは最低の行為」

これらの項目を「会議のルール」としてルールブックに記しておいて、
会議の始まる前にこれを全員で読み上げます。

会議の時間は必要な時間、でも会議の時間イスに座っているだけで、
仕事をしているような気になっている社員は、残念ながらとても多くいます。

この時間は、お客様と接しない、いわばお金を生産しない時間なのです。

出来る限り効率的に、時間コストを掛けずに会議の目的を達成したいところ。
上記の項目を徹底させるだけでも、ムダな会議が役に立つ会議に変わることでしょう。

上記の項目自体は、誰もがわかっていることであり、ことさら目新しい事ではありません。
それでも、なかなか出来ていないのが、会社の会議の実態なのです。

このような、「わかっているけど出来ない」ということを、出来るように浸透させるのが、
「ルールブック」の最大の役割です。

とてもシンプルですが、コストをかけずに大きな効果を引き出せますので、
ぜひやってみてくださいね。

 

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  【人事オススメ本】  ・『一流の部下力』 上村 光弼
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普段とちょっと視点を変えて、部下の立場から書かれた本です。

「会社でチャンスをつかむ人は皆やっている!」というサブタイトルや、
「上司の評価は"ひいき"が9割?」と帯に書いてあったり、なにやらキャッチーな
タイトルが目立ちます。

が、中身はテクニック論で終わらず、会社に評価される社員とはどういう人間か、
しっかりと考察しています。

・一流の部下は報連相が一流
・一流の部下は問題を「上司のせい」にしない
・一流の部下は自分のリソースを磨き続ける

などなど、会社から推薦図書として読んでもらいたいぐらいの内容が書かれています。

ただ、そもそも一流になろうとしない社員が多いというのが、現代の抱える問題なのかも
しれませんが・・・。

この本自体はとてもオススメです!

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  【近況報告】 ・確定申告が終了しました。
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先日、何とか丸一日かけて確定申告を終了させました。

私の仕事の場合、社労士に関する業務は報酬の10%を最初に源泉控除して
支払っていただいていますので、確定申告で戻ってくることが多くあります。

気持ち的には決算賞与♪なのです。
まあ、微々たるものですが・・・。

でも本当は、多く収益があれば税も増えるものなので、
戻ってくることを喜んでいてはいけないのですが・・・。

今期は売上は上がったにもかかわらず、経費が多くかさんだため、
収益としては前年減。
ちょっと使いすぎました(笑)。

投資に多く費やしたのは、今年「パフォーマンス・ルールブック」を、
どんどん活躍させて行くため。

今年は多くの企業に導入してもらいたいと思っています。

 

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  ※ビジネス知っておかないとクイズの答え
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【Q】 プレスリリース配信代行など企業のPR活動支援を中心に事業を展開している
     株式会社グローバル・フレックス・プランニング(現バリュープレス)。

    この会社には「遅刻をしたら○○○○」という罰があります。
     ひと際ユニークなこの制度。さてどんな罰でしょう?

1:全身タイツで一日過ごす
2:親が会社に呼ばれる
3:一ヶ月間トイレ掃除

【A】   1:全身タイツで一日過ごす

一ヶ月の間に5回遅刻したら、その日一日全身タイツで過ごさなければならないそうです。
実際にそのような社員も数名出ているとのことです。

女性社員もいますので、なかなかデリケートな問題かもしれませんが・・・。
実際に遅刻はかなり減ったそうです。

ただ、「罰」を使うルールは、隠蔽や逃げにつながりマイナス効果を及ぼすことが多いので、
効果は見込めても慎重にやったほうがよいでしょう。

このケースは若い会社ならではの「ノリ」の要素がうまく働いているのかもしれませんね。

 

 

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最後までお読みいただきありがとうございました。

これからも経営者のために、役に立つ人事マネジメント情報を発信していきます。
見逃がすと損する?本音の情報で進んでいきます。

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